Первичная документация

Первичная документация - фундамент ведения бухучета. Первичными называют документы, составляемые непосредственно в момент, когда совершается хозяйственная операция, и представляющие собой свидетельства их совершения. К ним относятся счета, кассовые ордера и приходные, накладные, заборные листы и др.

Первичная документация в бухгалтерии делится на документы внешние (созданные за пределами организации) и внутренние (созданные в самой организации). Помимо этого, по характеру первичные документы подразделяются на бухгалтерские, оправдательные, распорядительно-организационные и комбинированные. А также они бывают разовыми и накопительными.

Разовые (расчетные и платежные ведомости, кассовые ордера и др.) используются лишь один раз для отражения проведенной операции. После этого они поступают в бухгалтерию. Накопительные (лимитно-заборные карты; недельные, месячные наряды) составляются на протяжении длительного периода (месяца, декады) с целью отражения однотипных повторяющихся операций.

К организационно-распорядительным первичным документам относятся приказы, указания, распоряжения, доверенности. Они разрешают проведение прописанных в них операций. Данные этих документов не вносятся в учетные регистры.

Оправдательные первичные документы (накладные, платежные требования, ордера приходные и т. д.) отображают факт проведения операции. Данные о них отражаются в учетных регистрах.

Часть документов сочетает в себе признаки и разрешительных, и оправдательных. К ним относятся платежные ведомости по зарплате, кассовые ордера и пр.

Документы бухгалтерского оформления создают на основе распорядительных и оправдательных с целью обобщения бухгалтерских записей. Это расчеты накладных расходов, бухгалтерские справки, разработочные таблицы и пр.

Комбинированные первичные документы выполняют функции всех выше перечисленных категорий (и оправдательных, и распорядительных, и бухгалтерского оформления). Примером может служить накладная на отпуск товаров и ценностей.

Первичная документация дает сведения для составления всех других видов документов (учетных, отчетных).

Документы можно составлять вручную или с помощью специальной компьютерной программы. Они создаются с целью учета всех совершенных хозяйственных операций (денежных, материальных, расчетных) любого охвата и объема. Их правильное оформление необходимо во избежание проблем и недоразумений при проверках контролирующими органами.

Ведение хозяйственной деятельности сопровождается постоянным проведением различных операций. Первичная документация ведется для обеспечения точности и достоверности всех учетных показателей.

Чтобы составляемые первичные документы имели юридическую силу, они должны содержать все требуемые реквизиты. К ним относятся:

- полное наименование документа,

- дата непосредственного составления,

- наименование предприятия,

- точное обозначение содержания проведенной операции;

- фамилии, инициалы и должности ответственных за проведение операции лиц, их подписи с расшифровкой;

- печати предприятия, штампы.

По законодательству первичная бухгалтерская документация составляется на русском языке. На предприятиях с иностранным капиталом могут составляться на иностранном, но с подстрочным переводом.

Все записи в бухгалтерии ведутся на основании этих документов. После этого данные из них переносятся в учетные регистры, где они записываются впоследствии на бухгалтерских счетах. По этим данных в конце определенного периода заполняется отчетность. Благодаря этому обеспечивается возможность полного учета сведений, необходимых для непрерывного и сплошного отражения работы предприятия.