Примеры отчетов о проделанной работе. Узнаем как составить отчет

Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.


Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.


примеры отчетов о проделанной работе

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способы заинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

отчет о проделанной работе учителя

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:


- обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

- подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

- демонстрация эффективной работы руководству;

- получение финансирования на следующий отчетный период;

- получение согласия на развитие направления (идеи);

- обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

ежедневный отчет

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

отчет о проделанной работе

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работе говорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

отчет о проделанной работе за год

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

отчет о проделанной работе за месяц

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

руководитель отчет о проделанной работе

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

- старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

- ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

- разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

- составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

Разновидности отчетных документов: форма, образец и оформление
Общее понятие отчетных документов. Виды и формы. Какие бывают документы о проживании в гостинице в случаях служебных командировок.
далее
Как составить анализ мероприятия?
Новые образовательные стандарты предъявляют и новые требования к профессиональной деятельности педагогов. Для того чтобы эксперты могли оценить уровень владения учителем современными методиками воспитания и обучения, используется анализ урока ...
далее
Респондент – это кто такой? Значение, предложения, синонимы и ...
Объект исследования можно трактовать широко и узко. Мы рассмотрим оба варианта. И респондент – это не только тот, без кого не состоится соцопрос. В наши дни понятие приобретает иной смысл. Теперь каждый из нас – респондент, а вот почему так, об этом ...
далее
Успешный диплом: как писать выводы
Дипломная работа должная быть построена логично и обоснованно в полном объеме, но выводы по каждой главе, исследованию, решенной задаче должны быть емкими и точными. Правильно сформулированные выводы позволяют быстро составить мнение о выполненной ...
далее
План научно-исследовательской работы: определение, составление, ...
Научно-исследовательские организации и образовательные учреждения разрабатывают планы работы на год на основе целевых комплексных программ, долгосрочных научных и научно-технических программ, хозяйственных договоров и заявок на исследования, ...
далее
Узнаем как писать обзор: правила и рекомендации.
Обзоры можно отнести к продающим текстам. Они способны побудить человека к прочтению книги или к покупке товара, поэтому важно писать их правильно.
далее
Узнаем как писать обзор: правила и рекомендации.
Образец резюме экономиста: основные нюансы
Образец резюме экономиста – начальный путь в отношении поиска работы. Потратьте на это время. Именно с этого столь незначительного пункта начинается ваш путь сотрудничества с новым работодателем.
далее
Образец резюме экономиста: основные нюансы
Управление продажами – это искусство продавать. Специалист по продажам
Управление продажами – это грамотное планирование каждого шага, формирование отдела продаж, наем высококвалифицированных специалистов, организация документооборота и контроль над проведением торговых сделок.
далее
Управление продажами – это искусство продавать. Специалист по продажам
Аналитическая справка: структура и рекомендации по составлению
Аналитическая справка – это документ, который содержит результаты исследований, проведенных в какой-либо области. Пишут ее, как правило, с целью сформулировать возникшие проблемы и выводы. Документ должен в обязательном порядке содержать несколько вариантов выхода из ситуации, основанных на доступной всем информации.
далее
Аналитическая справка: структура и рекомендации по составлению
В помощь бухгалтеру: сдача отчетности в электронном виде
Для того чтобы уменьшить нагрузку во время отчётного периода, налоговые инспекции настоятельно рекомендуют переходить на сдачу деклараций в электронном виде. Такой способ значительно экономит время налогоплательщиков и весомо упрощает сверку необходимых платежей и начислений.
далее
В помощь бухгалтеру: сдача отчетности в электронном виде