Классификация и разновидности документов в делопроизводстве

В различных сферах деятельности физических и юридических лиц используются документы. Правила их составления, хранения, оборота и применения входят в дисциплину, называемую делопроизводством. В каждой организации должен быть такой сотрудник, иначе не будет слаженной работы. Чтобы понять принципы этой деятельности, следует узнать о том, какие существуют виды документов в делопроизводстве, а также об их правильном составлении, хранении, использовании.виды документов в делопроизводстве

Общая информация

Документы требуют правильного оформления, составления, хранения и обработки. От сведений, изложенных на бумаге, а также грамотности зависит своевременность решения. В каждой стране действуют свои принципы оформления документации. Взять, к примеру, делопроизводство РБ: распорядительные документы, их виды регулируются законодательством Беларуси. В России свои порядки, поэтому принципы оформления деловых бумаг могут отличаться.


Документация является частью работы любой компании, поскольку определяет ее деятельность. Поэтому делопроизводство контролируется государством с помощью законов. Во время проверок в первую очередь обращают внимание на деловые бумаги.

Главные сферы делопроизводства

Эта область деятельности подразумевает:

  • правильное и качественное составление бумаг;
  • организацию работы с документацией.

Делопроизводство особенно важно в следующих сферах:

  • стандартизация;
  • законодательное регулирование;
  • создание правовых актов.

Принципы работы

Для работы в сфере делопроизводства требуется наличие определенных знаний и навыков. Из-за этого на предприятиях есть подразделения, каждое из которых отвечает за конкретную деятельность.виды документов приказного делопроизводства


В статье рассказывается о классификации документов, указываются основные критерии, по которым...

В маленьких фирмах эту работу выполняют секретари, отвечающие за документацию предприятия. Все виды документов приказного делопроизводства очень важны, и каждый может понадобиться в любой момент. Обычно их хранят в надежных шкафах. За неправильное ведение документации на ответственных лиц налагаются штрафы.

Что говорится в законодательстве?

В законе прописана необходимость документирования сведений и содержатся основные определения. Этот нормативный акт определяет отношения, появляющиеся с использованием информационных технологий. О необходимости документирования сказано и в других законах.

В ГК РФ содержатся правовые основы работы юридических лиц и порядок делопроизводства. НК перечисляет важные налоговые виды документов в делопроизводстве. На их основе ведется учет коммерческой деятельности учреждений и физических лиц, отчисления сборов.электронное делопроизводство виды документов

В законе представлены также образцы документов. В ГК есть требования по составлению учредительных договоров, уставов, доверенностей. Нормативные акты включают формы документов, пересылаемых разными методами – почтой, факсом, через интернет.

Документация в России

Существуют общепринятые виды документов и их классификация в делопроизводстве. Деловые бумаги бывают следующими:

  • организационно-распорядительными: протоколы, решения, уставы;
  • справочно-информационными: акты, справки, телеграммы;
  • личными: трудовые книжки, заявления, договоры.

Виды документов в делопроизводстве классифицируются и по формам. Основные – следующие:


Любые действия, которые совершают нотариусы, подлежат регистрации в специальном реестре под...
  • трафаретные;
  • индивидуальные;
  • типовые.

Все виды приказного делопроизводства необходимы для слаженной работы всего предприятия. Важно их грамотное и правильное заполнение. В связи с развитием современных технологий, сегодня появилось электронное делопроизводство. Виды документов в нем такие же, только работа осуществляется с помощью различных программ. Обычно для этого используются компьютерные системы, позволяющие выполнять множество функций.делопроизводство основные виды документов

Электронным документооборотом называют составную часть делопроизводства, в котором создание, передача и хранение документации поддерживается сетевой структурой. Эта работа позволяет управлять всеми сферами производства.

Другая классификация

По содержанию виды документов в делопроизводстве бывают простыми и сложными. По происхождению их делят на личные и официальные. Если учитывать место принятия, то документы бывают внешними и внутренними.

Документация классифицируется и по времени хранения: постоянные бумаги, те, что хранятся более или менее 10 лет. По гласности они бывают несекретными и секретными. Документы могут отличаться и по варианту фиксации: звуковые, графические, печатные и рукописные, фото- и киноматериалы.

Существует разделение бумаг на срочные и несрочные. Если распределить их по стадиям, то бывают выписки, черновики, оригиналы, копии. Отдельную отрасль составляют государственные документы, предназначенные для регулирования конкретных сфер жизнедеятельности. Уполномоченные органы занимаются разработкой инструкций, указаний, приказов.виды документов их классификация в делопроизводстве

Первичная документация

В нее входят бумаги, состоящие из исходной информации, полученной при разработке, исследовании, наблюдении и другой работы человека. Они в бухгалтерской деятельности создаются при хозяйственных вопросах. Эти бумаги подтверждают факты. К таковым относят акты, справки, накладные. Обычно для заполнения применяются унифицированные бланки.

Даже если нет общепринятой формы документа, в компании создается свой образец. В нем должны быть следующие реквизиты:

  • название;
  • дата оформления;
  • наименование фирмы;
  • описание операции;
  • измерители;
  • перечень ответственных лиц;
  • подписи.

Какие бы ни были виды документов, информации в делопроизводстве должно быть достаточно для выполнения работы предприятия. Из-за любых нарушений слаженность деятельности усложняется.

Делопроизводство компаний

На основе распоряжений начальников создаются разные положения. На этом базируется делопроизводство. Основные виды документов на предприятии представлены в виде индивидуальных и типовых актов. Первые регулируют работу подразделений, цехов, отделов, которые ведут организационную деятельность.

Типовые документы относятся ко всем отделам компании. Проект положения выполняет исполнитель, после чего работа проверяется юридическим отделом. При наличии недостатков их прописывают в отдельном документе. Главным актом при работе фирмы является приказ руководителя. На его основе создаются правила работы учреждения, принимаются решения, проводятся мероприятия.

Виды записок

Докладная записка является важной бумагой, в которой описывается факт, предложение или вывод. Ее отправляют руководителю, который дает дальнейшие указания по документу.виды документов информации в делопроизводстве

Служебная записка – это вид письма или внутренняя переписка в компании. Она отдается в подразделения, но не руководству. Бумага направляется и должностным лицам. Такая документация имеет отчетные и информативные свойства.

Объяснительная записка представляет собой документ, где излагаются определенные положения, а также причины каких-либо нарушений, невыполнения работы. Необходимы такие бумаги для слаженной деятельности любого предприятия.

Инструкции

Документы бывают 2 видов. Первые определяют порядок выполнения конкретной работы, осуществляемой подразделениями, должностными лицами. Инструкции содержат информацию о правах, обязанностях, ответственности работников.

Благодаря этой документации понятен порядок выполнения любой работы. Инструкции по сроку бывают постоянными или на определенный период. Если время действия не установлено, то пересмотр выполняется каждые 3-5 лет.

Стадии формирования документа

Каждый документ проходит:

  • регистрацию;
  • издание;
  • исполнение.

Если все этапы пройдены, документ кладут в папку, в которой должно быть не больше 250 листов. Если их больше, заводится 2 том.

Особенности хранения бумаг

Хранят документы по следующим правилам:

  • их формируют в разные дела – по времени хранения;
  • папки должны группироваться по году;
  • не следует допускать перенаполнения дела;
  • бумаги хранятся в хронологическом порядке;
  • с приказами хранятся положения, инструкции, если они есть;
  • приказы по разным делам распределяют в разные отделы.

После исполнения документ отправляется в дело, что позволяет предотвратить потерю. Не следует откладывать это на потом, иначе может произойти неразбериха в работе. Тем более что за утрату документов предусмотрена ответственность, причем это касается не только отдельного сотрудника, но и всей фирмы.делопроизводство рб распорядительные документы их виды

Классификация документации очень удобная, поскольку позволяет вести делопроизводство без проблем. Правильное обращение с бумагами поможет сохранить их и не допустить сбоев в работе предприятия. Если все разложено, так сказать, по полочкам, то в случае проверки проблем с бумагами не возникнет.

Что это - документ? Типы документов организации. Кадровое ...
В организации при работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно ...
далее
Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы ...
Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.
далее
Распорядительные документы: от проекта до исполнения
Деятельность организаций, предприятий и учреждений регламентируется нормативными указаниями, в большинстве случаев задокументированными. Фиксирование решений административных и организационных вопросов образует особый тип деловых бумаг - ...
далее
Процесс формирования дел. Личное дело работника: документы, прядок ...
В каждой компании должна быть документация на каждого сотрудника. То есть у всех подчиненных имеются свои дела. Что в них хранится? Какие данные могут быть занесены в личное дело работника? Как формируются эти документы?
далее
Инструкция по делопроизводству как нормативный документ
Инструкция по делопроизводству - официальный нормативный документ, отражающий весь процесс работы с документами. Грамотно составленная инструкция обеспечит руководителю своевременное и качественное исполнение указаний работниками, а также ...
далее
Какими бывают виды и функции документов. Основные функции документа. Правовая функция документа
Понятие, виды, функции, значение и признаки различных документов в Российской Федерации на сегодняшний день
далее
Какими бывают виды и функции документов. Основные функции документа. Правовая функция документа
Классификация документов: основные критерии
В статье рассказывается о классификации документов, указываются основные критерии, по которым проходит их распределение на отдельные группы. Также упоминается о классификации бухгалтерской документации.
далее
Классификация документов: основные критерии
Правила нотариального делопроизводства. Нотариальные документы. Печати, штампы и бланки нотариуса
Любые действия, которые совершают нотариусы, подлежат регистрации в специальном реестре под соответствующим номером. Этот номер указывается в удостоверительных надписях и на всех экземплярах оформляемого документа. Регистрация нотариусами своих действий – важнейший признак, отличающий нотариальную деятельность от любой другой. Ввиду специфичности работы этих лиц Министерство юстиции и Федеральная нотариальная палата совместно утвердили Правила нотариального делопроизводства.
далее
Правила нотариального делопроизводства. Нотариальные документы. Печати, штампы и бланки нотариуса