Цели и обязанности отдела закупок

Цели и обязанности отдела закупок

Зачем нужен отдел закупок? В каждой организации этот отдел представлен в том или ином виде. И его работа напрямую влияет на эффективность всей организации в целом. Рассмотрим более подробно, как именно влияет работа отдела на результаты организации.

Цели отдела

Отдел закупок - это отдел, специализирующийся на приобретении товаров у поставщиком на максимально выгодных для компании условиях.

Работа отдела имеет прямое влияние на всю деятельность компании. На ассортимент, на продажи, наполненность складов, наличие необходимого товара, эффективное использование оборотных средств.

Цели отдела закупок могут ранжироваться в зависимости от глобальных целей компании, но общий список часто выглядит примерно так:

  • определять потребность компании в том или ином товаре;
  • приобретать товары по максимально выгодной цене;
  • способствовать высокой оборачиваемости товара;
  • создавать условия для получения товара в поставленные сроки;
    список товаров и поставщиков
  • оценивать качество товара и закупать наиболее высококачественный;
  • поддерживать отношения с поставщиком или поставщиками;
  • эффективно взаимодействовать с остальными отделами компании;
  • эффективно вести учет приобретаемых товаров;
  • следить за товарооборотом, извлекая максимальную выгоду для компании.

Основные функции

В разных организациях функции отдела закупок могут существенно отличаться друг от друга. Но все же есть функции и обязанности, которые будут характеризовать отдел почти каждой компании:


  • мониторинг рынка поставщиков;
  • контроль наличия товара на складе;
  • своевременное пополнение ассортимента;
  • поиск лучших поставщиков и цен;
  • переговоры с поставщиками;
  • контроль доставки и грузоперевозок товара;
    логистика и география поставщика
  • прием товара;
  • контроль качества закупленного товара;
  • при необходимости составление рекламаций.

Дополнительные функции отдела закупок, которые могут иметь место в организации или нет - в зависимости от ее специфики и структуры:

  • управление ассортиментом;
  • сбор информации о конкурентах;
  • привлечение поставщиков к организации сбыта продукции.

Структура

Структура отдела закупок выстраивается в зависимости от:

  • размера организации;
  • отрасли;
  • количества ассортиментных единиц в товарообороте;
  • количества поставщиков;
  • их географического положения.

В зависимости от типа организации отдел закупок может управляться централизованно или регионально.

место в компании

Как правило, это матричная структура, состоящая из начальника (руководителя, директора) отдела закупок и менеджеров (специалистов) по закупкам.

Среднее количество товарных единиц или категорий на одного менеджера около 7, но оно может варьироваться в зависимости от объема производства или товарооборота.

Обязанности отдела и его сотрудников

Для эффективной работы отдела закупок необходимо четкое распределение обязанностей отдела закупок между его сотрудниками.

руководитель отдела закупок

Основной обязанностью руководителя отдела является обеспечение непрерывности и стабильности поставок необходимого товара путем оптимизации работы отдела и координации деятельности сотрудников. Также руководитель по закупкам должен иметь представление о всех заключенных договорах и категориях, чтобы организовать и продолжить эффективную работу отдела даже при отсутствии кого-либо из сотрудников.

В обязанности менеджеров по закупкам или рядовых специалистов отдела входит организация поставок товара, отслеживание грузоперевозок, контроль оплаты закупленных партий, планирование закупок.

Эффективной будет модель, где каждый закупщик имеет свою зону ответственности, состоящую из списка артикулов или товарных категорий.

Требования к сотрудникам

Учитывая обязанности сотрудников и функции отдела, можно составить список требований к идеальному кандидату на должность закупщика.

менеджер по закупкам

Сотрудники отдела закупок соответственно должны обладать следующими навыками, знаниями и личными качествами:

  • Способность к анализу информации. Выбор поставщика должен основываться на многих критериях. Это и лучшая цена, и географическое преимущество, и выстроенность логистики компании поставщика и вашей организации.
  • Знания принципов ценообразования.
  • Знания правовых основ закупок.
  • Умение составлять и заключать договоры.
  • Умение вести переговоры. Иногда очень важно составить индивидуальные условия с поставщиком для своей компании. Снижение цены у поставщика или использование ресурсов поставщика для проведения рекламных акций, обучения своего персонала специфике товара, рассрочка на товар и системы постоплаты — все это может послужить хорошим конкурентным преимуществом среди аналогичных компаний.
  • Умение поддерживать деловые отношения.
  • Умение планировать свою деятельность.

Мотивация закупщиков и руководителя по закупкам

Система мотивации отдела закупок должна строиться таким образом, чтобы сотрудник работал с максимальной отдачей. Но при этом не должно выдвигаться противоречивых требований и требований, превышающих возможности сотрудника.

Для внедрения системы ежемесячной мотивации необходимо:

  • Создать модель ключевых показателей эффективности отдела. Это такие показатели, как выполнение плана закупок, коэффициент оборачиваемости, прибыльность продаж товара, наличие и отсутствие лежалого товара.
  • Создать модель ключевых показателей эффективности каждого сотрудника на основании таких критериев, как дельта цен организации, в сравнении с конкурентами, наличие необходимого товара, качество приобретенного товара, запуск новых брендов, индивидуальные условия поставщиков и другое.
  • На основании модели КПИ рассчитывается премия. Причем эффективно будет выплачивать премию, состоящую из двух частей: премия по показателям отдела и премия по личному выполнению планов.
    заключение договора

При этом каждый критерий KPI должен обладать такими свойствами, как:

  • измеримость;
  • прозрачность;
  • плановый критерий должен быть создан с учетом тенденций рынка.

То есть закупщик может при желании самостоятельно рассчитать размер своей премии.

Премия руководителя отдела может строиться из показателей всего отдела, а также включать в себя показатели эффективности каждого сотрудника по отдельности.

При этом премиальная часть рядового сотрудника отдела закупок должна составлять около 50% от всей зарплаты, а премия руководителя отдела - около 30-40%. Остальное - оклад, потому что не все показатели эффективности отдела можно привязать к деятельности определенного сотрудника.

Входят ли продажи в зону ответственности закупщика

В расчетах КПИ отдела закупок можно использовать такой критерий, как оборачиваемость приобретенных товаров - соотношения продаж к ее активам.

Вроде как закупщик должен заниматься только покупкой товара, но все же качество приобретенного товара, его ценовая привлекательность для конечного потребителя или клиента компании существенно влияет и на выполнение плана продаж.

Поэтому количество и качество продаж наполовину зависит от грамотно проведенных закупок.

необходимый товар

Место отдела закупок в структуре организации

Задачи, которые решаются отделом закупок, в соответствии с современными тенденциями маркетинга, должны решаться в таком порядке:

  • Сначала строится стратегия сбыта (готового продукта либо приобретенного товара).
  • Затем, если отдел закупок на предприятии, решается вопрос стратегии производства.
  • И только потом разрабатывается стратегия закупок необходимого товара, сырья или комплектующих.

Руководитель отдела закупок часто находится в прямом подчинении у генерального руководителя компании.

Также должна быть налажена эффективная коммуникация отдела снабжения с отделом маркетинга и продаж. Без этого много усилий по созданию отдела закупок, улучшению его структуры и мотивации останутся без должного результата.

Если в холдинг или организацию внедрена система категорийного менеджмента, то закупщик должен работать в связке с категорийным менеджером. При этом необходимо разграничить зону ответственности каждого специалиста, чтобы система мотивации оставалась прозрачной и понятной каждому.

Отдел снабжения и его роль в производственном процессе предприятия
Отдел материально-технического снабжения – это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от ...
далее
Обязанности менеджера по снабжению
Практически ни одно предприятие - производственное или торговое - не обходится без материальных ресурсов. Они необходимы для бесперебойной работы всей компании, а отвечает за обеспечение их наличия менеджер по снабжению. В чем заключаются ...
далее
Резюме менеджера по закупкам: образец, пример. Обязанности и ...
Для человека, который желает быстро найти работу и при этом устроиться достаточно хорошо, очень важно правильно составлять резюме. В том числе это касается и резюме менеджера по закупкам. В больших компаниях, где подход к поиску персонала особенно ...
далее
Служебная записка: пример. Оформление служебной записки
О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке - докладные записки путают со служебными и составляют неверно. Это нарушает выполнение основной функции таких документов - официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы. Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.
далее
Служебная записка: пример. Оформление служебной записки
ЛПР: определение в современных бизнес-структурах
Статья определяет роль ЛПР в современных бизнес-предприятиях, рассматривает степень их ответственности в финансовой деятельности, продажах и закупках.
далее
ЛПР: определение в современных бизнес-структурах
Секретариат ООН: структура, состав, функции
Секретариат ООН является международным органом, который управляет работой Организации Объединенных Наций и занимается ее координацией. Возглавляет его генеральный секретарь.
далее
Секретариат ООН: структура, состав, функции
Узнаем чем занимается специалист по тендерам?
Просматривая вакансии, часто можно увидеть те профессии, о существовании которых мы раньше даже не слышали. К примеру, специалист по тендерам или по публичным (государственным) заказам, оферент, декларант... Что это за должности? Какими качествами и профессиональными навыками должен обладать специалист по тендерам?
далее
Узнаем чем занимается специалист по тендерам?
АХО: расшифровка аббревиатуры. Начальник АХО - обязанности
Практически на каждом крупном предприятии с численностью сотрудников свыше 100 человек существует АХО. Расшифровка этой аббревиатуры – административно-хозяйственный отдел. Данная служба выполняет в компании множество очень важных для обеспечения нормальной ее деятельности функций. Слаженная работа сотрудников самого АХО и взаимодействие его с другими подразделениями организации необходимы для процветания любой организации.
далее
АХО: расшифровка аббревиатуры. Начальник АХО - обязанности