RACI матрица как инструмент управления ответственностью. RACI: расшифровка

Одна из самых частых причин неудачных проектов — неправильное распределение функций между членами команды. Наверняка вы уже сталкивались с этим: при малейших трудностях участники начинают искать виноватых и перекидывать ответственность друг на друга вместо того, чтобы решить проблему. И как раз чтобы таких ситуаций не возникало, была придумана матрица RACI — простой и эффективный инструмент планирования человеческих ресурсов.

"Под микроскопом": 4 ключевых роли в каждом проекте

Распределение задач — одна из основных обязанностей менеджера. Но на практике всё обычно выглядит иначе: руководитель просто назначает членов команды с расчётом на то, что специалисты сами решат, кто и что должен делать. Но что происходит, если были сорваны сроки или выпущен некачественный продукт? "Я этим не занимаюсь", "мне этого не говорили"… И никаких полезных действий.

Грамотно построенная матрица ответственности RACI позволяет решить многие проблемы. Согласно этой методике, вне зависимости от сложности и объёма работ, член команды любого проекта выполняет одну из четырех ролей.

R — Responsible

В переводе Responsible означает "исполнитель". Это сотрудник, на котором непосредственно лежит ответственность за выполнение определённого участника работы. При этом в большинстве случаев он не выбирает способы решения и подчиняется руководителю проекта.

На данную роль назначают компетентных работников и специалистов — людей, которые умеют делать. В RACI исполнители выполняют такие функции:

• определяют, что конкретно нужно сделать для реализации проекта и сколько времени это займёт (в рамках условий, поставленных "сверху");
• составляют список необходимых ресурсов;
• участвуют в согласовании и утверждении технической документации;
• анализируют ход выполнения проекта и промежуточные результаты;
• предоставляют руководителю отчёты о проделанной работе.

Таких людей в команде может быть несколько. Кроме того, эта роль может комбинироваться с другими. Чаще всего встречается сочетание Accountable + Resbonsible (в переводе — "ответственный + исполнитель").

A — Accountable

"Подотчётный", или "ответственный" — это главный руководитель проекта. Именно он отвечает за то, чтобы поставленные задачи были выполнены в срок, с требуемым уровнем качества и в рамках выделенного бюджета. Кроме того, A:

• выбирает исполнителей и команду управления проектом;
• назначает задачи всем участникам;
• контролирует ход работы;
• распределяет ресурсы между исполнителями;
• ведёт учёт использования ресурсов, а также обоснует куратору необходимость выделения дополнительных средств;
• рассматривает идеи и предложения других членов команды, может утверждать или отвергать их.

Обычно руководитель проекта выступает в качестве "связующего звена" между заказчиком или высшим начальством и командой.

C — Consulted

Третья роль в матрице RACI — "консультант" (его иногда также называют "куратором"). Наряду с руководителем, он принимает участие в управлении проектом, но занимается в первую очередь решением стратегических вопросов:

• утверждает любые изменения в объёме и сроках работ;
• выделяет ресурсы, необходимые для реализации проекта;
• при необходимости согласует с заказчиком необходимость увеличить бюджет;
• получает от руководителя отчёты о проделанной работе;
• принимает решения в любых непредвиденных ситуациях, при возникновении критических изменений, которые могут повлиять на сроки и стоимость проекта.

На роль консультантов обычно назначают менеджеров высшего звена. Именно они определяют глобальные цели, а затем назначают руководителя проекта, который уже распределяет задачи между членами команды.

I — Informed

Помимо перечисленных ролей, в матрице RACI указывают "информируемого" ("наблюдателя"). Он выполняет функции администратора и в основном занимается организацией документооборота. Наблюдатель подчиняется руководителю проекта, однако, в отличие от остальных участников, не несёт ответственности за его результаты. Вместо этого он:

• собирает и систематизирует всю информацию по проекту, ресурсам и планам;
• ведёт протоколы совещаний;
• принимает документацию от участников проекта, чтобы затем передать их в соответствующие структуры;
• следит за сроками подачи и правильностью заполнения отчётов.

Обратите внимание, что связь с наблюдателем является преимущественно односторонней. Его основная функция — избавить менеджера от необходимости тратить время на бюрократические процедуры и "разгрузить" его.

Учимся строить RACI-матрицу на примере

Поговорим о практической стороне вопроса. Как правильно составить диаграмму для распределения полномочий и ответственности?

1. Составляем to do-list

Прежде всего необходимо расписать всё, что нужно сделать. Степень детализации зависит от конкретного проекта. Иногда для простоты контроля и управления разрабатывают несколько матриц. Сначала перечислите основные блоки работы, а затем разбейте каждый на отдельные функции и задачи. Список работ указывается в таблице по вертикали.