Разновидности отчетных документов: форма, образец и оформление

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет – это итог работы по учету сведений.

Отчеты составляются по формам, которые рекомендуют Минфин и служба Госстатистики. Они могут представлять собой сводки по конкретным отраслям, а также по территориальным участкам – районам, областям, по всей полноте хозяйства.


Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.Отчетный документ

Разновидности

По видам отчетность делится на:

  • бухгалтерскую;
  • статистическую;
  • оперативную.

Бухгалтерская – это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по сведениям статистических, бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы – неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести оперативный контроль за рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

  • внутригодовой – за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
  • годовой – это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская – промежуточной.


Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

  • первичными – они составляются непосредственно организацией;
  • сводными – готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.Отчетные документы за проживание

Внешний вид и содержание

Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.

В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.

Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.

В отчете обязательны следующие данные:

  • название организации;
  • наименование структурного подразделения или отдела компании;
  • название документа;
  • его дата и номер;
  • заглавие;
  • непосредственно текст с результатами работы;
  • подпись;
  • утверждение или резолюция.Отчетные документы за проживание в гостинице

Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости – вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.


Служебные командировки

Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.

В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:

  • счет;
  • чек;
  • квитанцию.

Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?

Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.Подготовка отчетных документов

Требования к бланкам

В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:

  • на отчете содержатся реквизиты (наименование организации, ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
  • сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
  • документу присваивается номер и серия.

Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.Формы отчетных документов

Если в гостинице есть касса

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.

К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.

Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.

Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.Отчетные бухгалтерские документы

В случае отсутствия документов

Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.

Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.

Часто бухгалтеры задают вопрос – как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.

Подготовка отчетных документов – важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.

Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная ...
Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений.
далее
Отчетные документы для командировочных за проживание
Отправляясь в командировку, сотрудник получает только аванс в виде частичной денежной суммы, перечисленной расчетным путем, исходя из утвержденных норм. По возвращении работник должен предоставить в бухгалтерию отчетные документы для ...
далее
Авансовый отчет. Авансовый отчет: образец заполнения
Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки.
далее
Узнаем как вести бухгалтерию ИП самостоятельно: пошаговая инструкция. ...
Еще на стадии регистрации предпринимателю следует определиться с системой налогообложения для своего будущего предприятия. После этого следует решить еще один важный вопрос: кому доверить ведение бухгалтерии.
далее
Положение о документообороте организации. Пример документооборота в ...
Документы - пульс организации, а документооборот - жизнь организации. Процессы и логика движения информации в письменной и электронной форме определяют уровень развития организации, её производственные, социально-экономические достижения и положение ...
далее
ПБУ 4/99 Бухгалтерская отчетность организации: состав, содержание, положение и приказ
ПБУ 4/99 - один из ключевых нормативных актов, регулирующих бухгалтерскую отчетность на российских предприятиях. Каковы его основные положения? Какие требования данный нормативный акт устанавливает к бухгалтерской отчетности?
далее
ПБУ 4/99 Бухгалтерская отчетность организации: состав, содержание, положение и приказ
Применение и образец БСО. Что это - БСО?
Бланк строгой отчетности - документ, часто используемый фирмами, которые оказывают услуги. В чем заключается его специфика? В какой структуре может быть представлен БСО?
далее
Применение и образец БСО. Что это - БСО?
График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике
Правильная организация документооборота - это фундамент деятельности предприятия, его развития и финансового успеха. От того, насколько эффективно построена инфраструктура предприятия, а в ней организовано движение документов, зависит не только его производственно-экономические показатели, но и фактическая ответственность перед государственными контролирующими органами.
далее
График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике
Заполнение П-4: инструкция по заполнению отчета по форме П-4. П-4 (НЗ): инструкция по заполнению
Российские фирмы-работодатели обязаны предоставлять в территориальные органы Росстата отчетность по формам П-4 и П-4 (НЗ). В чем специфика данных источников? Каким образом они заполняются?
далее
Заполнение П-4: инструкция по заполнению отчета по форме П-4. П-4 (НЗ): инструкция по заполнению
Бухгалтерская отчетность: разновидности и состав. Понятие бухгалтерской отчетности
Бухгалтерская отчетность – это четкая система расчетных показателей, демонстрирующих фактическое положение дел на предприятии и отражающих итоги производственно-финансовой деятельности.
далее
Бухгалтерская отчетность: разновидности и состав. Понятие бухгалтерской отчетности