Протокол заседания - оформляем правильно

Протокол заседания - это документ, отражающий информацию о рассматриваемых на заседании вопросах и принятых решениях. Он относится к организационно-распорядительной документации. Сведения в протокол вносятся секретарем заседания или другим уполномоченным лицом на основании диктофонной или ручной записи. До начала заседания должны быть подготовлены все необходимые документы: повестка дня, список участников, тексты выступлений, а также проекты возможных решений.

Протокол заседания комиссии или другого органа власти может быть издан в полной или краткой форме. Последняя не включает в себя ход обсуждения решаемых вопросов и фиксирует только принятые решения.

Протокол в полной форме обычно включает две части - вводную и основную. Вводная содержит фамилии (а также инициалы) председательствующего, секретаря и участников заседания, а также присутствующих лиц. Если число присутствующих больше 15, делается ссылка на обязательный полный список фамилий. Если присутствующие относятся к разным органам власти, для каждого указывается должность и место работы.


Кроме того, во вводной части должна быть обязательно указана повестка дня с перечислением вопросов в порядке значимости и указанием фамилии докладчика по каждому вопросу.

Протокол заседания в своей основной части состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Текст каждого из пунктов, как правило, строится по краткой схеме:

- Слушали: ФИО.

- Постановили (или решили): ФИО.

Краткое содержание каждого выступления заносится в текст протокола или прилагается в виде отдельного материала (при этом в тексте протокола делается пометка с соответствующей ссылкой). В случае голосования приводятся его итоги. В протокол обязательно должно вноситься принятое по каждому пункту решение.

Протокол заседания должен быть подписан председателем, а также секретарем заседания. Датой протокола считается дата проведения совещания или заседания. Каждому протоколу дается порядковый номер отдельно по соответствующей группе протоколов, при необходимости с буквенным кодом. Нумерация ведется по нарастающей в течение года.

Протокол заседания совета директоров имеет свои особенности. Общие требования к этому документу приводятся в тексте ФЗ "Об акционерных обществах" (ст.68). Кроме того, в случае если совет директоров на заседании принимает постановление о выпуске акций (ценных бумаг), то, согласно утвержденным в РФ Стандартам эмиссии ценных бумаг протокол такого заседания должен отражать результаты поименного голосования всех членов совета. Это основное нормативное требование к протоколу.

На практике оформление таких протоколов может сильно различаться по способу составления и степени детализации. Одни протоколы соответствуют подробной стенограмме заседания с отражением всех реплик и задаваемых вопросов. Требование к такому ведению протокола обычно зафиксировано в положении о совете директоров.

Другая крайность - предельно краткий протокол заседания, включающий только сведения о составе участников, повестку дня, формулировку поставленных вопросов и принятых решений.

Оптимальный вариант обычно представляет собой нечто среднее. Чрезмерно подробный протокол составляется, как правило, на основании аудиозаписи заседания. При ее расшифровке возможны неточности, искажающие смысл решаемых вопросов. К тому же не следует забывать, что право быть ознакомленным с протоколом заседания имеет любой акционер. При обсуждении коммерческих вопросов подробный протокол может зафиксировать массу сведений, являющихся коммерческой тайной.

С другой стороны, излишняя краткость протокола может навести рядовых акционеров на мысль о формальном подходе и недостаточной эффективности работы совета директоров. Желательно по каждому вопросу указывать инициаторов и участников дискуссии, аннотацию выступления, суть и авторов задаваемых вопросов. Данный подход, помимо прочего, позволяет более эффективно оценить вклад каждого участника.

Что это - протокол судебного заседания?
Составление протокола является ответственным делом, которое осуществляется после слушания дела в зале судебного заседания в течение трех дней. Секретарь обязан внести всю информацию по составу суда (судья рассматривающий дело, представители сторон, ...
далее
Протокол совещания: структура и содержание
Протокол совещания является документом, в котором отражаются все важные решения этого мероприятия. Неправильное его составление как по смыслу, так и по оформлению может стать причиной его оспаривания участниками заседания. Кроме того, существует ...
далее
Протокол судебного заседания по гражданскому делу: пример
Как гласит ГПК, протокол судебного заседания выступает в качестве одного из главных процессуальных документов. Он отражает все действия, которые осуществлялись в ходе производства.
далее
Что это - протокол собрания. Правила и требования к оформлению
Обсуждение вопросов и принятие решений на любом официальном собрании находят свое отражение в документе, называемом протокол собрания. Существуют ли общие требования к оформлению и содержанию этой бумаги? Каковы они?
далее
Узнаем как будет правильно составить протокол педсовета
Все решения, которые принимает педагогический совет в том или ином учебном заведении, заносятся в официальный документ – протокол педсовета. Поэтому составлять его должны определенные люди и по утвержденной форме. Кто и как должен это делать – ...
далее
Узнаем как составляется протокол собрания трудового коллектива
Протокол собрания трудового коллектива относится к числу наиболее важных распорядительных документов. Он содержит в себе всю процедуру обсуждения и коллективное решение всех его членов. Существует единый стандартный вариант составления документа такого типа, которого следует придерживаться при оформлении результатов проведения подобных мероприятий.
далее
Узнаем как составляется протокол собрания трудового коллектива
Протокол общего собрания участников ООО. Правила оформления
Протокол общего собрания участников ООО - чрезвычайно важный документ. Требования к составлению протокола ОСУ не закреплены на законодательном уровне, однако обычаи делового оборота и делопроизводства диктуют определенные правила его составления.
далее
Протокол общего собрания участников ООО. Правила оформления
ПМПК - что это такое? Краткая характеристика для ПМПК. Заключение ПМПК
Каждый человек за свою жизнь проходит много различных комиссий, начиная с того момента, когда его осматривают при выписке из роддома. Далее ребенка ждет комиссия при поступлении в детский сад, школу, вуз и т.д. В данной статье хочется рассказать о ПМПК: что это такое и зачем это нужно ребенку.
далее
ПМПК - что это такое? Краткая характеристика для ПМПК. Заключение ПМПК
Протокол – это официальный документ?
Слово протокол у всех на слуху. Работники офисов регулярно слышат его во время собраний, полицейские используют в своей профессиональной деятельности, а главы государств и дипломаты вынуждены придерживаться его правил. Что же такое протокол? Это мы выясним ниже.
далее
Протокол – это официальный документ?