Что это - журнал учета и кому он нужен

Проконсультируйтесь с финансовым специалистом

Кадровая работа на любом предприятии немыслима без ведения регистрационных форм. Виды и специфика их диктуются особенностями данного предприятия и обычно определяются по усмотрению руководителя (кроме обязательных форм, например, по учету трудовых книжек и т. п.). Ведение прочих форм не является строго обязательным, но на крупных предприятиях существенно облегчает и оптимизирует работу кадровой службы.

К регистрационным формам относятся журналы учета и регистрационные книги. Обычно оформление их производится сотрудниками кадровой службы согласно тематике регистрируемых документов с учетом удобства и целесообразности. Это может быть книжное либо альбомное расположение страниц, наличие граф и колонок, необходимых именно для данного вида учета. Регистрационные формы могут существовать в виде специальных бланков, отпечатанных типографским способом (такие бланки, как правило, приобретаются предприятием) либо заполняться от руки.


Обязательными реквизитами любой регистрационной формы являются название предприятия и самой формы, дата начала ее ведения, дата окончания ведения, срок хранения, подпись лица, назначенного ответственным за ведение. Все страницы такой книги или журнала разграфляются, нумеруются, сшиваются и заверяются печатью и подписью руководителя. Заполняются страницы ручкой черного, фиолетового либо синего цвета аккуратным почерком, без подчисток и замазываний. В случае внесения неверной записи она должна быть перечеркнута одной тонкой чертой, а ниже вносятся верные сведения. Каждое исправление должно быть заверено подписью ответственного лица с проставлением даты. При наличии графы "Примечания" сведения об исправлении вносятся туда.


Журнал учета относится к документам внутреннего пользования и не передается в другие подразделения. Хранится он у лица, которое приказом руководителя назначается ответственным за его ведение. После заполнения всех страниц журнал учета сдается в архив предприятия и хранится от 3 до 75 лет, в зависимости от принятых для различных документов сроков хранения.

Примером регистрационной формы может служить журнал учета рабочего времени, который ведется на многих предприятиях, хотя его ведение по закону не является обязательным. Согласно внутреннему распорядку работники в течение рабочего дня имеют право покидать рабочее место только с разрешения руководителя с указанием цели и времени отсутствия. Данный журнал учета служит средством фиксирования фактически отработанных часов. Состоит он, как правило, из нескольких граф (номер записи и ее дата, время прихода и ухода, место убытия, подпись работника).

Другим примером учетной формы является журнал учета проверок юридического лица или частного предпринимателя. Он относится к типовым формам, утвержденным пр. № 141 от 30.04.2009 г. Минэкономразвития РФ и служит для внесения сведений о проверках со стороны государственных контролирующих органов. Такой журнал учета очень желательно иметь любому ИП или юридическому лицу для соблюдения законности и защиты от несанкционированных проверок. Но отсутствие данного журнала не является нарушением, проверяющие лишь зафиксируют факт отсутствия в акте проверки.


Данный журнал хранится у проверяемого лица и заполняется представителями проверяющей инстанции. Работникам проверяемой организации вносить в него записи запрещается. Лица, проводящие проверку, обязаны внести в журнал запись о ее цели, объеме и сроках и указать реквизиты того распоряжения, на основании которого производится проверка. При отказе проверяющих заполнить данные графы журнала их действия могут быть обжалованы. Записи в журнале при необходимости могут быть использованы для уточнения правомерности очередной проверки, а в случае возникновения конфликта могут служить основанием обращения в вышестоящие инстанции, вплоть до жалобы в прокуратуру.

Журнал должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован, скреплен печатью юридического лица и должен содержать следующие графы:

- наименование контролирующего органа;;

- даты начала проверки, ее окончания, время проведения;

- ее правовое основание;

- цель и предмет данной проверки;

- выявленные при проверке нарушения и предписания по их устранению;

- ФИО, должность, подпись лица, проводящего проверку.

Узнаем как прошивать журнал учета?
При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.
далее
Узнаем как много хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых ...
Приказы на отпуск относятся к документам по личному составу организации и имеют установленный срок хранения. В чем заключается специфика организации оборота данных документов? Каким образом в законодательстве устанавливается порядок хранения ...
далее
Уголок потребителя. Как правильно оформить?
Содержательный и красиво оформленный «Уголок прав потребителя» может стать центром общения с посетителями, выигрышной особенностью интерьера и деталью организационного имиджа. Как оформить уголок потребителя правильно и с соблюдением законных ...
далее
Ведение кадрового делопроизводства от А до Я
Организация и ведение кадрового делопроизводства прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты ...
далее
Порядок оформления первичных кассовых документов
Кассовые документы должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие.
далее
Акты выполнения скрытых работ: примеры
По окончании строительства проверить часть выполненных работ невозможно. Насколько правильно установлена арматура в бетонных стенах? Какова толщина гравийной подложки под асфальтом? И так далее. Поэтому для подтверждения соблюдения норм строительства составляются акты скрытых работ.
далее
Акты выполнения скрытых работ: примеры
Что это - складской учет? Способы ведения складского учета. Организация учета, ответственность, программы
В статье рассматриваются различные способы, при помощи которых организовывается складской учет на предприятиях.
далее
Что это - складской учет? Способы ведения складского учета. Организация учета, ответственность, программы
Процедура регистрации и оформления пациентов в стационар: особенности, правила
В большинстве случаев состояние больного требует стационарного лечения. Прием пациента в стационар осуществляется через одно из самых важных лечебно-диагностических структурных подразделений ЛПУ - приемное отделение. Уровень квалификации и подготовки медицинского персонала, работающего здесь, напрямую отображается на здоровье, а иногда и жизни больного.
далее
Процедура регистрации и оформления пациентов в стационар: особенности, правила
Диспансерное наблюдение. Организация диспансерного наблюдения. Сроки диспансерного наблюдения. Группы диспансерного наблюдения
Диспансеризация, или диспансерное наблюдение, представляет собой метод контроля состояния здоровья определенных групп людей. Эти мероприятия характеризуются периодичностью и точностью проведения. Они нужны для уточнения лабораторных, рентгенологических и других результатов обследований, проведенных лицам, состоящим на диспансерном учете.
далее
Диспансерное наблюдение. Организация диспансерного наблюдения. Сроки диспансерного наблюдения. Группы диспансерного наблюдения
Журнал-ордер. Заполнение журналов-ордеров. Журналы-ордера по счетам
Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать систему и форму ведения налогового и бухгалтерского учета. Превалирующими принципами формирования бухгалтерских данных являются: достоверность, прозрачность, доступность восприятия, возможность получения отчета о любом активе или виде расчетов, исключение утечки данных и их искажения.
далее
Журнал-ордер. Заполнение журналов-ордеров. Журналы-ордера по счетам