Подотчетное лицо. Тонкости отчета и расчетов

Подотчетное лицо. Тонкости отчета и расчетов
Учет расчетов с подотчетными лицами

Любые предприятия и организации в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкиваются с необходимостью приобретения тех или иных материальных ценностей, услуг или работ не по безналичному расчету, а за наличные средства. Зачастую гораздо быстрее и удобнее оплатить товар «на месте» наличными, например, при покупке канцтоваров, хозяйственного инвентаря или бензина для служебного автомобиля. Обычно в этом случае работнику предприятия выдаются наличные под отчет.

Узнаем как будет правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

Авансовый отчет – это первичный документ в бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Проконсультируйтесь с финансовым специалистом

Опять закончилась краска в принтере, в приемной остался последний рулон бумаги для факса, в коридоре перегорела лампочка? Не вопрос – предусмотрительный снабженец (или просто штатный сотрудник) имеет нужный запас и вовремя устранит эти проблемы!

Подотчетное лицоЭто подотчетное лицо назначается приказом директора. Собрав заявки по всем отделам и участкам, он заполняет заявление на аванс для покупки ТМЦ. Затем мчится по магазинам, складам, а если нужно, то его командируют в другой город. Закупив нужный материал, в течение трех дней после командировки или срока, оговоренного в заявлении, он предоставляет в бухгалтерию отчет АО-1 с подтверждающей документацией. На титульном листе он заполняет наименование организации, подразделения, ФИО, табельный номер, должность, назначение аванса. На обороте в таблице (графы 1-6) подотчетное лицо вносит реквизиты расходных документов с суммой и, подведя внизу итог, ставит свою подпись с расшифровкой. Взамен бухгалтер выдает ему расписку в том, что отчет принят и проверен. Со своей стороны бухгалтер, присвоив отчету порядковый номер, сличает данные с подшитыми оригиналами документов и заполняет графы 7-9. Затем на первом листе проставляет остатки средств с предшествующего отчета, полученную сумму, расходы и выводит результат к утверждению.


Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации на время поездок или на другие нужды,...

Нужно учесть, что любую ошибку в АО-1 или несоответствие Порядку оформления кассовых операций обязательно выявит ревизия расчетов с подотчетными лицами.

Ревизия расчетов с подотчетными лицамиЩепетильный ревизор проанализирует ежемесячные остатки (счет 71), переносимые в следующий период (вдруг бухгалтер где-то занизил остаток, а это называется необоснованное списание). Затем сравнит выдачу и возврат подотчета с кассой, обратив внимание на то, получало ли подотчетное лицо аванс, не отчитавшись по предыдущему. Глубокая проверка коснется и прилагаемых документов. На каждом из них должны присутствовать необходимые реквизиты. Оплатить работы или услуги, приходовать ТМЦ от сторонней организации можно только на основании счета, накладной, корешка от приходного ордера, кассового и товарного чека. Проверяя ту же операцию, но с физлицом, ревизор затребует закупочный акт по договору купли-продажи и расходный ордер.


В систему бухгалтерских стандартов был введен ПБУ 23 «Отчет о движении денег». В данном документе...

Особое внимание проверяющий уделит необходимости командировок работников, совпадению целей прилагаемым приказам, наличию подтверждающих документов, соответствию периода командировки из удостоверения количеству дней к оплате, датам в гостиничных квитанциях и проездных билетах, по которым подотчетное лицо отчитывается. Обязательному контролю подвергнутся расчеты норм квартирных и суточных. Заключительным этапом проверки командировочных является группировочная ведомость с указанием всех нарушений.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Самым трудоемким этапом ревизии является сверка авансовых отчетов с журналом №7, где представлен весь бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. По этому регистру ревизор кропотливо сверит грамотное внесение данных по каждому отчету. Итоговые обороты по кредиту должны совпадать с данными дебита счетов 50, 51, 55, с суммами кредита счетов 60, 26, 10 и т.д.

Узнаем как будет правильно оформлять авансовый отчет? Образец и ...
Авансовый отчет – это первичный документ в бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.
далее
71 счет. 71 счет бухгалтерского учета
Информационная статья о необходимости правильного документального оформления хозяйственных операций по выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы и хозяйственные нужды.
далее
Порядок оформления первичных кассовых документов
Кассовые документы должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие.
далее
Авансовый отчет по командировке. Форма авансового отчета
Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации на время поездок или на другие нужды, используется специальный бланк. Он называется авансовый отчет по командировке. Этот документ является подтверждением использования денег. Основанием для выдачи средств является приказ руководителя.
далее
Авансовый отчет по командировке. Форма авансового отчета
Узнаем как заполнять отчет о движении денежных средств: пример заполнения, порядок заполнения, правила, инструкция
В систему бухгалтерских стандартов был введен ПБУ 23 «Отчет о движении денег». В данном документе отражается информация о наличии наличных денежных средств и эквивалентов. Рассмотрим детальнее, как заполнить отчет о движении денежных средств.
далее
Узнаем как заполнять отчет о движении денежных средств: пример заполнения, порядок заполнения, правила, инструкция
Отчетные документы для командировочных за проживание
Отправляясь в командировку, сотрудник получает только аванс в виде частичной денежной суммы, перечисленной расчетным путем, исходя из утвержденных норм. По возвращении работник должен предоставить в бухгалтерию отчетные документы для командировочных, на основании которых ему будет произведено возмещение понесенных затрат. Одной из наиболее важных статей в этом случае являются расходы на проживание, подтверждение которых требует предоставления определенных документов.
далее
Отчетные документы для командировочных за проживание
Хороший снабженец – это залог успеха любого предприятия
Формируя коллектив сотрудников, каждый руководитель должен знать, что снабженец – это тот специалист, который в результате своей производственной деятельности способен либо облегчить, либо усложнить его работу. Именно поэтому к подбору таких кадров необходимо относиться с особой тщательностью.
далее
Хороший снабженец – это залог успеха любого предприятия