Управление командами для чайников → ^oSEI Ar В протокол..




Менеджмент Бронштейн М. "Управление командами для чайников" 78
Бронштейн М. Управление командами для чайников — М.: Диалектика, 2006. — 320 c.
ISBN 5-8459-0543-5
Предыдущая << 1 .. 72 73 74 75 76 77 < 78 > 79 80 81 82 83 84 .. 106 >> Следующая


^oSEI Ar В протокол не обязательно записывать каждое слово

участников, достаточно описать главные события. Составляя протокол, соотнесите его с повесткой дня, а информацию структурируйте по таким важным аспектам.

©

§ S Рассмотрение главных тем.

Записи о принятых решениях и достигнутых соглашениях.

S Описание заданий, назначение ответственных, конечные сроки выполнения.

S Перечень результатов (видов продукции), которые должны быть получены (произведены).

V Описание тем, которые надо рассмотреть на следующем I совещании.

$<< •к

I

ft--. Ш

-*

X +

+

у

I

5:5 &

$

После собрания распечатайте протокол и как можно быстрее раздайте копии всем участникам. Храните копию повестки дня и протокола в специальной папке. Так вы обеспечите документальное подтверждение выполненной во время собрания работы и поможете команде сохранить ясное видение цели командной деятельности и уже достигнутых успехов.

Распределение ролей

Для успешного проведения собрания необходимо назначить "исполнителей" трех ролей (иногда — четырех). Вот эти роли.

Фасилитатор

Фасылитатор направляет и моделирует собрание, помогая команде рассмотреть все заявленные в повестке дня темы. Как лидер или менеджер команды вы должны уметь фасилитировать совещания, но это не означает, что вам придется делать это постоянно — обучите этому членов своей команды, и тогда соб-

'XOSWS WOn та mnr.i і чаїюдьа Htaiiimrtil і.агмг nrtyjtea? оаа» « ?» • .

230 Часть IV. Уроки мастерства

яче» а И и H11»-.VATVK' рання будут проводиться эффективно даже в ваше отсутствие. В последнем разделе этой главы мы рассмотрим базовые навыки эффективной фасилитации.

Протоколист

Протоколист ведет записи и регистрацию документов, составляет протокол, набирает на компьютере и распространяет его среди сотрудников. Эту роль могут исполнять все члены команды по очереди. Протоколист должен концентрировать внимание не на ярких фразах и конкретных словах участников, а на важнейших темах и ключевых моментах — достижениях и решениях.

Участник

Участники — это материя совещания. Они играют самую важную роль, поэтому должны приходить хорошо подготовленными, а в процессе собрания быть активными и настроенными на работу. Обязательно включите в директивы команды темы, волнующие участников собрания всех вместе и индивидуально. (Подробно командные директивы мы рассмотрели в главе 6.)

Ведущий презентацию

Сотрудники, которые проводят презентацию, приглашаются на совещание команды при необходимости. Они знакомят остальных участников с последними открытиями, делятся опытом и передают другую уместную информацию, нужную команде для эффективной работы. Ведущий презентацию может быть как членом команды, так и приглашенным со стороны.

„сAr Убедитесь, что ведущий, особенно если он приглашен со стороны, знает, о чем и сколько времени говорить. Также запланируйте время для ответов на вопросы, которые обязательно появятся у участников совещания.

©

Цель проведения собрания

Цель сообщает участникам, зачем проводится это собрание и чего вы пытаетесь достичь, собирая всех вместе в конфереиц-залс. Вот несколько примеров того, в чем может состоять цель совещаний.

і і

і

г

S Планирование. S Принятие решений.

ms. vicvrtm імшшіііішіі "і ш if • і ігїггґгі-" і - ... jum«. .«г ммммммиа^

Глава 12. Продуктивные собрания 231

g^w^-ff^nninniTTiriiiiin IimiOHiifBiflw TtrTi Uli—ИМИ ill ............... И——ПГІ і і *•¦•• ' ^^НИЖШИИШІИ^ИШШИШІІШМІІІ ll4liinnii«iil.nKwmfWMWiwMawi

* St:

І I

і

* I

I

I

W-$

*

I

?

\v.

!\V «X

I

I

X.

I

і

S Разрешение проблем. S Улаживание групповых конфликтов.

V Оценка достигнутых результатов. S Постановка целей команды

S Определение групповых и индивидуальных заданий и составление графика выполнения работ.

V Тренинги и обучение

V Поощрение успехов и достижений.

s Развитие рабочих взаимоотношений.

V Разработка процессов и продукции.

^ Формирование новых и тестирование уже существующих идей.

Оценка текущего состояния дел. V' Составление рекомендаций. Анализ завершенного проекта.

Четко определенная цель собрания способствует его продуктивной работе, что в свою очередь помогает команде достичь успеха когда она возвращается к работе.

©

Jr Заметьте, что передача новостей и обмен информацией не входят в перечень целей собрания. Конечно, командам нужны новости и информация, и какая-то их часть передается во время совещания. Но лучше обмениваться информацией по электронной почте или вывешивать сообщения на доске объявлений, а собрания сделать именно рабочими.

Как составить сфокусированную повестку дня

Что делает обычное собрание продуктивным и эффективным? Сфокусированная повестка дня, т.е. письменный план, который структурирует процесс собрания и направляет его на достижение цели мероприятия. План раздают для ознакомления всем участникам собрания за некоторое время до проведения. Это не устное сообщение, не краткие записи для самого себя и не список вопросов, составленный безо всякой структуры.
Предыдущая << 1 .. 72 73 74 75 76 77 < 78 > 79 80 81 82 83 84 .. 106 >> Следующая